Komunikasi Bisnis 1

1.KONSEP DASAR DAN PERANAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk berhubungan satu dengan

yang lain secara otomatis. Sehingga sering terlupakan bahwa keterampilan

berkomunikasi adalah merupakan hasil dari belajar manusia. Keinginan untuk berhubungan satu sama lain adalah karena pada hakekatnya naluri manusia itu selalu hidup berkawan atau berkelompok serta bersosialisasi.

Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-

kegiatan yang kaitannya dengan masalah hubungan atau diartikan pula sebagai

saling tukar menukar pendapat. Komunikasi dapat juga diartikan hubungan

kontak antara manusia baik individu maupun kelompok .

peranan komunikasi dapat diformulasikan

sebagai berikut :

l. sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian

2. sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator)

Oleh sebab itu adalah penting bagi semua pihak untuk secara bersama- sama berusaha menciptakan KOMUNIKASI YANG BAIK dan SEHAT . Komunikasi yang sehat merupakan kondisi bagi lancarnya aktivitas dunia bisnis atau dunia usaha.

.Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :

1. Proses Komunikosi

Proses komunikasi berjalan antara orang dengan orang atau dengan kelompok. Dalam komunikasi antar personal ini, akan menyebabkan terjadinya proses encoding dan decoding. Encoding artinya menjabarkan atau  menggantikan ide kedalam bentuk bahasa, sedangkan decoding adalah sebaliknya, yaitu menjabarkan dari bahasa kedalam bentuk ide. Suatu

.

2. Elemen-elemen komunikasi

Murphy menyatakan elemen komunikasi adalah :

a. Sender—write, speker, encoder ( pengirim, penulis, pembicara, pembuat pesan )

b. Message ( pesan )

c. Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc ( media surat, memo, laporan, materi

pembicaraan, peta dan sebagainya )

d. Receiver—reader, listener, perceiver, decoder ( penerima, pembicara , pendengar,

pengamat )

3. Motivasi untuk komunikasi

Orang mencoba mencari informasi dan berkomunikasi karena didorong oleh motivasi untuk :

a. Mengurangi ketidakpastian

b. Memecahkan masalah

c. Meningkatkan keyakinan

d. Kontrol situasi

e. Balikan ( feedback )

2.TUJUAN KOMUNIKASI

Memberikan sebuah informasi dalam hal bisnis kepada pihak yang lainnya. Misalnya sebuah perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan baru untuk memegang sekretaris di kantor cabangnya. Perusahaan itu membuat sebuah iklan lowongan pekerjaan di berbagai media. Nah, media yang dipilih adalah alat komunikasi bisnis yang berguna untuk membagikan informasi mengenai lowongan kerja perusahaan kepada publik.

Komunikasi bisnis juga memiliki tujuan untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar dapat dicerna atau dipahami dengan benar. Biasanya dilakukan dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi dalam dunia bisnis.

Tujuan lainnya adalah untuk melakukan sebuah kerjasama antar pebisnis. Dengan kerjasama, perusahaan akan mudah berkembang. Seiring dengan kemajuan teknologi, kerjasama dengan perusahaan asing semakin mudah dilakukan karena adanya media-media komunikasi seperti telepon genggam, email dan masih banyak lagi. Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif dengan perusahaan asing, adanya teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam melakukan kolaborasi bisnis dengan mudah.

KOMPONEN DASAR KOMUNIKASI

Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah kombinasi dari berbagai tahap-tahap komunikasi yang masing-masing berpotensi menemui hambatan-hambatan komunikasi dalam rangka mencapai komunikasi yang efektif. Jalannya proses komunikasi beserta komponen-komponen komunikasi pendukungnya telah coba digambarkan oleh para ahli melalui model-model komunikasi. Yang dimaksud dengan model komunikasi adalah grafis yang dirancang untuk menjelaskan cara kerja dari berbagai variabel yang ada. Beberapa model komunikasi yang telah kita kenal adalah model komunikasi Aristoteles, model komunikasi Lasswell, model komunikasi Berlo, model komunikasi Shannon dan Weaver, model komunikasi Barlund, dan model

Proses komunikasi selalu melibatkan beberapa komponen dan tahapan, yaitu source, message, encoding, channel, decoding, receiver, feedback, context, noise, dan effect.

1.Komunikator /Sumber/Pengirim Pesan (Communicator/Source/Sender)

Dalam proses komunikasi, yang menjadi sumber komunikasi adalah sender atau pengirim pesan. Komunikator adalah seseorang yang mengirimkan pesan. Terdapat beberapa faktor dalam diri komunikator yang menentukan efektivitas komunikasi yaitu sikap komunikator dan pemilihan berbagai simbol yang penuh makna. Yang dimaksud dengan sikap komunikator adalah bahwa komunikator harus memiliki sikap yang positif. Sementara itu, yang dimaksud dengan pemilihan berbagai simbol yang penuh makna yang dilakukan oleh komunikator adalah bahwa pemilihan simbol-simbol yang tepat bergantung pada siapa yang menjadi khalayak sasaran dan bagaimana situasi lingkungan komunikasi .

Dengan demikian, untuk menjadi komunikator yang baik, terdapat beberapa hal yang harus kita pertimbangkan, diantaranya adalah :

·         kita harus mengenali siapa yang menjadi komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran.

·         pesan yang akan kita kirimkan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran harus jelas.

·         kita juga harus memahami mengapa kita mengirimkan pesan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran.

·         hasil apakah yang kita harapkan.

Jika sebagai komunikator kita tidak mempertimbangkan hal-hal di atas, maka proses komunikasi akan menemui kegagalan.

2. Pesan (Message)

Yang dimaksud dengan pesan adalah informasi yang akan kita kirimkan kepada komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. Pesan yang kita kirimkan dapat berupa pesan-pesan verbal maupun pesan nonverbal. Agar pesan menjadi efektif, maka komunikator harus memahami sifat dan profil komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran, kebutuhan khalayak sasaran, serta harapan dan kemungkinan respon yang diberikan oleh komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran terhadap pesan yang dikirimkan.

Hal ini sangat penting baik dalam komunikasi tatap muka maupun komunikasi bermedia. Tanpa adanya pesan, maka kita tidak memiliki alasan untuk melakukan komunikasi. Jika kita tidak dapat mengemas informasi dengan baik, maka kita belum siap untuk memulai proses komunikasi

3. Encoding

Encoding adalah proses mengambil pesan dan mengirim pesan ke dalam sebuah bentuk yang dapat dibagi dengan pihak lain. Informasi yang akan disampaikan harus dapat di-encode atau dipersiapkan dengan baik. Sebuah pesan harus dapat dikirimkan dalam bentuk dimana komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran mampu melakukan decode atau pesan tidak akan dapat dikirimkan.

Untuk dapat melakukan encode sebuah pesan, maka kita sebagai komunikator harus memikirkan apa yang komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran butuhkan agar dapat memahami atau melakukan decode sebuah pesan. Kita harus menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dimengerti dan konteks yang dikenal baik oleh komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran. Orang yang melakukan encode disebut dengan encoder.

4. Media atau Saluran Komunikasi (Channel)

Media atau saluran komunikasi adalah media atau berbagai media yang kita gunakan untuk mengirimkan pesan. Jenis pesan yang kita miliki dapat membantu kita untuk menentukan media atau saluran komunikasi yang akan kita gunakan. Yang termasuk ke dalam media atau saluran komunikasi adalah kata-kata yang diucapkan, kata-kata yang tercetak, media elektronik, atau petunjuk nonverbal. Dalam komunikasi modern, yang dimaksud media atau saluran komunikasi sebagian besar merujuk pada media komunikasi massa seperti radio, televisi, dan lain-lain serta internet sebagai media komunikasi. Pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat dapat menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita lakukan .

5. Decoding

Decoding terjadi ketika komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran menerima pesan yang telah dikirimkan. Dibutuhkan keterampilan komunikasi untuk melakukan decode sebuah pesan dengan baik, kemampuan membaca secara menyeluruh, mendengarkan secara aktif, atau menanyakan atau mengkonfirmasi ketika dibutuhkan.

Jika sebagai komunikator kita menemui orang yang mengalami kesulitan atau kelemahan dalam keterampilan komunikasi, maka kita perlu untuk mengirim ulang pesan dengan cara berbeda. Atau, kita dapat membantu komunikate/penerima pesan/khalayak sasaran untuk memahami pesan dengan cara memberikan informasi tambahan yang bersifat menjelaskan atau mengklarifikasi. Orang yang menerima pesan disebut dengan decoder.

6. Komunikate/Penerima pesan (Communicatee/Receiver)

Komunikasi tidak akan terjadi tanpa kehadiran komunikate/penerima pesan. Ketika komunikate/penerima pesan menerima sebuah pesan, maka ia akan menafsirkan pesan, dan memberikan makna terhadap pesan yang diterima. Komunikasi dapat dikatakan berhasil manakala komunikate/penerima pesan/ menerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator.

7. Umpan Balik (Feedback)

Apapun media atau saluran komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan pesan, kita dapat menggunakan umpan balik untuk membantu kita menentukan sukses tidaknya komunikasi yang kita lakukan. Jika kita berada dalam komunikasi tatap muka dengan komunikate/penerima pesan, maka kita dapat membaca bahasa tubuh dan memberikan pertanyaan untuk memastikan pemahaman. Jika kita berkomunikasi secara tertulis maka kita dapat mengetahui sukses tidaknya komunikasi melalui respon atau tanggapan yang kita peroleh dari komunikate/penerima pesan.

Dalam beberapa kasus, umpan balik memiliki peran yang tak ternilai dalam membantu kita sebagai komunikator untuk memperbaiki keterampilan komunikasi. Kita dapat belajar apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak sehingga kita dapat berlaku secara efisien ketika kita melakukan komunikasi di lain waktu.

8. Konteks (Context)

Yang dimaksud dengan konteks dalam proses komunikasi adalah situasi dimana kita melakukan komunikasi. Konteks dapat berupa lingkungan dimana kita berada dan dimana komunikate/penerima pesan berada, budaya organisasi, dan berbagai unsur atau elemen seperti hubungan antara komunikator dan komunikate. Komunikasi yang kita lakukan dengan rekan kerja bisa jadi tidak sama jika dibandingkan dengan ketika kita berkomunikasi dengan atasan kita. Sebuah konteks dapat membantu menentukan gaya kita berkomunikasi.

9. Gangguan (Noise)

Dalam proses komunikasi, gangguan atau interferensi dalam proses encode atau decode dapat mengurangi kejelasan komunikasi. Gangguan dalam proses komunikasi dapat berupa gangguan fisik seperti suara yang sangat keras, atau perilaku yang tidak biasa. Gangguan dalam proses komunikasi juga dapat berupa gangguan mental, gangguan psikologis, atau gangguan semantik. Dalam proses komunikasi, gangguan dapat berupa segala sesuatu yang dapat mengganggu dalam proses penerimaan, penafsiran, atau penyediaan umpan balik tentang sebuah pesan.

10. Efek (Effect)

Yang dimaksud dengan efek dalam proses komunikasi adalah pengaruh atau dampak yang ditimbulkan komunikasi yang dapat berupa sikap atau tingkah laku komunikate/penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sikap serta tingkah laku komunikate/penerima pesan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. Namun, apabila efek yang diharapkan oleh komunikator dari komunikate/penerima pesan tidak sesuai maka dapat dikatakan komunikasi menemui kegagalan.

MACAM-MACAM KOMUNIKASI

1. Komunikasi Menurut Penyampaiannya

Adapun macam-macam komunikasi menurut penyampaiannya adalah:

a. Komunikasi lisan

Apa itu komunikasi lisan? Komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak ada batas jaraknya. Contohnya: rapat, wawancara, atau dua orang yang sedang mengobrol. Atau dalam sisi yang lain juga terjadi secara tidak langsung karena terpisah jarak, contoh berbicara lewat telepon.

b. Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis ini sudah sangat familiar pada zaman kita sekarang, bisa melalui whatsaap atau bbm. atau yang klasik yaitu melalui surat. Dalam contoh yang lain ada dalam bentuk naskah, gambar/foto yang diberi tulisan atau kata-kata atau yang termasuk juga adalah spanduk yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Ada hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi secara tertulis, yaitu sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu sendiri, selain itu juga harus dipertimbangkan resiko dari apa yang ditulis, misalnya, amankah tulisan ini atau mudah di mengertikah tulisan ini, dll.

2. Komunikasi Menurut Maksud Komunikasi

Dalam berkomunikasi juga terdapat maksud yang komunikator. Dalam berkomunikasi apabila tidak ada inisiatif dari komunikator, maka maksud terlaksanakannya tidak akan tercapai, contohnya adalah:

·         Berpidato

·         Memberi saran

·         Memerintah sesuatu untuk dilakukan

·         Memberikan ceramah

·         Wawancara

Dari contoh diatas diketahui bahwa inisiatif dari komunikator adalah faktor penting dalam terjadinya sebuah komunikasi.

3. Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup

Salah satu macam komunikasi juga adalah komunikasi yang terbatas pada ruang lingkup yang ada. Maka dari itu, komunikasi berdasar ruang ini terbagi menjadi:

a. Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang mana komunikasi ini terjadi antara individu dalam lingkup itu. Dalam aplikasinya komunikasi internal ini biasanya ada tiga jenis:

· Komunikasi vertikal, biasanya terjadi dalam bentuk atasan ke bawahan seperti perintah bos, teguran, peringatan, dll

· Komunikasi horizontal, biasanya terjadi dalam lingkup organisasi atau kantor sukarelawan yang semuanya sejajar.

· Komunikasi diagonal, biasanya terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjalin antara organisasi atau organisasi dengan masyarakat dalam berbagai bentuk, misalnya:

·         pameran, publikasi

·         konferensi pers

·         siaran televisi, radio

·         pengabdian, bakti sosial

4.Jenis jenis komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat  terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi

1.      Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

2.      Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

3.      Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

5Jenis jenis komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

1.      Komunikasi antara individu dengan individu yang lain

2.      Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

3.      Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

6.Jenis jenis komunikasi menurut perilakunya

Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:

1.      Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.

2.      Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.

3.      Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Buku Komunikasi Bisnis.BAB 2, EDISI KE 2, Drs. Djoko purwanto, M.B.A, http://www.ilmusahid.com/2015/09/pengertian-komunikasi-tujuan-komunikasi.html?m=1 , http://desyanttgunadarma.blogspot.co.id/2016/06/jenis-jenis-komunikasi.html.